Standesamt refused to issue my newborn child birth certificate

Question

Im Rahmen unserer Prüfungspflicht gemäß §5 PStV, werden Eintragungen im Personenstandsregister erst vorgenommen, wenn der zugrundeliegende Sachverhalt ermittelt und abschließend geprüft wurde. Im Beurkundungsvorgang Ihres Kindes ist die Prüfung gemäß § 1592 BGB noch nicht abgeschlossen. Sobald die Prüfung abgeschlossen wurde, werden Sie von uns informiert. Beurkundungen vorheriger Kinder wirken sich nicht auf die Beurkundung des jetzigen Kindes aus. Was bedeutet das: Die vorläufigen Bescheinigungen wegen Zurückstellung der Geburtsbeurkundung werden nur mit der Kindesmutter ausgestellt. Zudem möchten wir Ihnen mitteilen, dass laut dem Registration of Births and Deaths Act 1965 (Act 301) in Ghana jede Geburt innerhalb eines Jahres zu registrieren ist. Ihre Geburt wurde erst spät registriert. Die Beurkundung der Kindesmutter und ggf. die des Kindesvaters erfolgen mit dem einschränkenden Hinweis gem. S 35 PSIV, da die Identität der Kindesmutter und ggf. des Kindesvaters mit den vorgelegten Geburtsurkunden nicht nachgewiesen ist. Die Geburtsurkunde bedarf einer Amthilfeüberprüfung der deutschen Auslandsvertretung im Ausstellungsland. Wir empfehlen Ihnen zum Wohle Ihres Kindes, eine Amtshilfeüberprüfung durchführen zu lassen. Ohne eine solche Überprüfung gilt die Identität eines Elternteils oder beider Eltern als nicht nachgewiesen. Die Ausstellung einer Geburtsurkunde oder eines mehrsprachigen Auszuges aus dem Geburtseintrages ist in einem solchen Fall nicht möglich. Es ist im Interesse des Kindes, die Identitäten der Eltern nachweisen zu können. Eine Beantragung der Amtshilfeüberprüfung muss nicht sofort erfolgen und kann auch ein paar Jahre nach erfolgter Beurkundung erfolgen. Sollten Sie hierzu Fragen haben, können Sie sich an uns als das zuständige Standesamt wenden. Hier erhalten Sie den aktuellen Link für das aktuelle Merkblatt und den Fragebogen für die Amtshilfeüberprüfung der deutschen Botschaft: https://***.auswaertiges-amt.de/de/urkunden/2007718#content 2. Sollte die Prüfung seitens des Standesamtes Bremen-Nord bis zum 28.08.2021 nicht abgeschlossen sein, erfolgt eine Beurkundung der Geburt zur Wahrung der Rechte Ihres Kindes nach Aktenlage. Do you think is advisable to support the Vaterschaftsanerkennung and Sorgerecht with DNA in this situation?

Answer 1

Dear @Tony1111,

Welcome back to the Wefugees Community and thank you for reaching out to us again.

As far as I understand, the issue is not about the acknowledgement of the fatherhood (Vaterschaftsanerkennung), which usually takes place at the "Jugendamt". Your quoted text is about the birth certificate and the fact that the registry office (Standesamt) does not see your identities (as parents) sufficenly proven. In order to do so, they recommend you to apply for a "Amtshilfeüberprüfung", in which the German embassy in Ghana would most probably varify some documents and information about you/your identity in Ghana. As far as I understand, the Standesamt will give you a paper which says "Bescheinigung über die Zurückstellung der Beurkundung". If they don't issue this, you can ask for it. It might help in the meantime if authorities, the health insurance company or other instiutions ask for the birth certificate. This paper will however only show the name of the mother, not of the father. They mention the 28.8.2021 as deadline for presenting sufficient proofs of your identity. However, they also explain that you can do the "Amtshilfeüberprüfung" at a later stage (i.e. in a few years) as well. You do not necessarily have to indroduce the procedure now. In this case, they will issue a "Auszug aus dem Geburtenregister" (extract from the birth registry) after the mentioned date. It is not a "proper" birth certificate, but it is widely accepted by the German authorities as well.

If you haven't organised the Vaterschaftsanerkennung yet, you can ask for an appointment at the local "Jugendamt". If the child's parents are not married (or "only" married in Islamic law, for instance), the "Vaterschaftsanerkennung" is essential to include the father in the birth certificate or extract from the birth registry. At the appointment for the "Vaterschaftsanerkennung" you can decide if you want to declare the custody as well.

I will also link our dear @alla_fka and @mbeon-Christine here: Am I right with my explanations or is there anything you may want to add?

However, as the procedure is quite complicated and confusing, please also don't hesitate to get back to us if clarification is needed or you have any further questions.

All the best,

Meike

Comments

Thank you for the information. We already did the Vaterschaftsanerkennung and Sorgerecht before the birth of the child and we submitted all the documents the standesamt asked for . I called Standesamt today and to ask some questions about their refusal to give us birth certificate extract but was told they are asking Ghana government if my girlfriend is married. If she is not, then they will add my name to the birth certificate extract. My girlfriend has Single status certificates from Ghana,it is good to submit it to them for clarification? Thank you very much

Answer 2

Hallo Tony1111,

I agree with Meike. The only thing I understand in another way: I don't think that there is a document like ""Bescheinigung über die Zurückstellung der Beurkundung" (Confirmation about postponing of birth certification). I think, they mean that before the procedure after the § 1592 BGB is finished, it is only possible to get preliminary certifications with the mother's name but without father's name. The § 1592 defines who is a father (a man who is married to the mother or who acknowledged the fathership). That means, in my opinion, that they are checking this acknowledgement. In many cases they are obliged to do this, for example if people have Duldung.

If this checking leads to some problem, you can make a DNA Test and prove that you are the father. But it costs money, it is difficult to say if it is necessary in your case.

After they have finished this checking, the papers can be issued with both names. But if you haven't done the procedure of checking your documents with the German embassy, the papers of the child will include the note after parents' names "Identity is not proven". With this it is not possible to have a proper international birth certificate.

Comments

Many thanks for your reply dear @alla_fka! Very helpful information! 

I was actually referring to paragraph 7 (2) PStV. From my experience, this „Bescheinigung“ helps sometimes if you need to provide a proof of birth to the Jobcenter, health insurance etc. 

„Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (Personenstandsverordnung - PStV) § 7 Zurückstellen der Beurkundung 

(1) Fehlen Angaben oder Nachweise für die Beurkundung eines Personenstandsfalls, kann das Standesamt die Beurkundung zurückstellen. Die Beurkundung des Personenstandsfalls ist in diesem Fall in angemessener Frist nachzuholen. 

(2) Dem Anzeigenden ist auf Antrag eine Bescheinigung darüber auszustellen, dass der Personenstandsfall angezeigt wurde, aber noch nicht beurkundet werden konnte.“ 

All the best, 

Meike

---

Thanks a lot, Meike! I didn't know it, and I didn`t understand the englisch Text in a proper way then. it's an important piece of information.